Polityka prywatności Podlane.pl

§ 1. Administrator i zakres Polityki

1. Administratorem danych osobowych jest EKOOS Stanisław Połuch, ul. Bobrowa 3, 70-791 Szczecin, NIP 8521131542, REGON 810526301.
2. Adres obsługi Sklepu, zwrotów i reklamacji: ul. Świerczewska 5, 71-066 Szczecin.
3. Kontakt w sprawach prywatności: admin@ekos.pl. Kontakt ogólny: sklep@podlane.pl, 
4. Polityka dotyczy osób odwiedzających Podlane.pl, klientów, posiadaczy Konta, osób korzystających z formularzy, projektów i porad technicznych, odbiorców newslettera, autorów opinii oraz osób składających zwroty i reklamacje.
5. Dane przetwarzamy zgodnie z RODO, zasadą minimalizacji, ograniczenia celu i przechowywania. Nie sprzedajemy danych osobowych.

§ 2. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu możemy przetwarzać:

1. dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, firma, NIP, adres, e-mail, telefon;
2. dane Konta: login, zaszyfrowane hasło, historia logowania i ustawienia;
3. dane Zamówienia: Towary, ilości, ceny, rabaty, płatność, dostawa, numer Zamówienia i status;
4. dane płatnicze i rozliczeniowe: identyfikator transakcji, status płatności, numer rachunku przy zwrocie, dane faktury;
5. dane dostawy: odbiorca, adres, telefon, punkt odbioru, numer przesyłki i historia statusów;
6. dane zwrotów i reklamacji: wybór produktów, powód, opis, żądanie, data zauważenia problemu, numer seryjny, dokumentacja, zdjęcia, pliki PDF, decyzje i historia obsługi;
7. dane Projektu: plan terenu, wymiary, adres inwestycji, zdjęcia, parametry źródła wody, informacje o istniejącej instalacji i preferencjach technicznych;
8. treść korespondencji, rozmów i zgłoszeń oraz dane potrzebne do wykazania przebiegu sprawy;
9. dane opinii: nazwa lub pseudonim, treść, ocena i informacje o weryfikacji zakupu;
10. dane techniczne: adres IP, identyfikatory cookies, typ urządzenia i przeglądarki, logi bezpieczeństwa, adres strony odsyłającej i zdarzenia w Sklepie;
11. dane zgód: treść, data, źródło, identyfikator techniczny oraz informacja o wycofaniu.

§ 3. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

Okresy są ustalane z uwzględnieniem przepisów, zakresu umowy, możliwych roszczeń, potrzeby rozliczalności oraz zasady, że danych nie przechowuje się dłużej, niż to konieczne.

§ 4. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

1. Podanie danych jest dobrowolne, lecz dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do zawarcia lub wykonania umowy, dostawy, płatności, faktury, Projektu, zwrotu, reklamacji albo udzielenia odpowiedzi.
2. Brak zgody na newsletter, analitykę lub marketing nie ogranicza możliwości dokonania zakupu.
3. Telefon może być potrzebny dla kuriera, dostawy paletowej, pilnego uzgodnienia, odbioru lub serwisu.
4. Jeżeli przekazujesz dane innej osoby, np. odbiorcy paczki lub pracownika firmy, powinieneś mieć podstawę do ich podania i poinformować tę osobę o Polityce.

§ 5. Komu możemy przekazać dane

W niezbędnym zakresie odbiorcami mogą być:

1. dostawca oprogramowania Sklepu GOshop oraz dostawcy jego integracji i utrzymania;
2. dostawcy hostingu, poczty, DNS, kopii zapasowych, zabezpieczeń i administracji serwerem, w tym dostawcy infrastruktury HostedWindows/DCS;
3. BaseLinker sp. z o.o. / Base.com – w zakresie obsługi Zamówień, przesyłek, zwrotów, reklamacji i automatyzacji;
4. operatorzy płatności i banki, w szczególności Krajowy Integrator Płatności S.A. działający pod marką Tpay;
5. kurierzy, przewoźnicy, firmy paletowe, punkty odbioru i pośrednicy logistyczni, m.in. DPD, jeżeli zostali wybrani do realizacji;
6. biuro rachunkowe, dostawcy fakturowania, doradcy prawni, podatkowi i ubezpieczyciele;
7. producenci, importerzy, dystrybutorzy i autoryzowane serwisy – gdy jest to potrzebne dla gwarancji, diagnozy, naprawy albo bezpieczeństwa produktu;
8. podwykonawcy projektowi i techniczni, tylko w zakresie potrzebnym do wykonania usługi;
9. dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych, w szczególności Google, jeżeli narzędzie jest aktywne i wyrażono właściwą zgodę;
10. dostawcy newslettera i komunikacji;
11. organy, sądy i podmioty uprawnione na podstawie prawa.

Niektórzy odbiorcy działają jako podmioty przetwarzające na nasze polecenie, a inni – np. operator płatności, przewoźnik lub gwarant – mogą działać jako odrębni administratorzy w zakresie własnych obowiązków.

§ 6. GOshop, BaseLinker i portal obsługi posprzedażowej

1. Sklep działa na oprogramowaniu GOshop. System przetwarza dane Konta, koszyka, Zamówienia, formularzy i logów technicznych w zakresie potrzebnym do prowadzenia Sklepu.
2. Zamówienia są synchronizowane z BaseLinkerem, gdzie mogą być obsługiwane statusy, przesyłki, dokumenty, zwroty, reklamacje, e-maile i automatyzacje.
3. Portal zwroty.podlane.pl pozwala zweryfikować Zamówienie po e-mailu i kodzie pocztowym, wybrać produkty, złożyć zwrot lub reklamację i sprawdzić status po numerze zgłoszenia.
4. Portal przetwarza m.in. e-mail, kod pocztowy, dane Zamówienia, wybrane Towary, powód, opis, żądanie, numer rachunku przy zwrocie pobrania, numer seryjny i załączniki reklamacyjne.
5. Zgłoszenie jest zapisywane lokalnie w zabezpieczonej bazie aplikacji oraz przekazywane do BaseLinkera. Klient i sklep otrzymują wiadomości transakcyjne za pośrednictwem uwierzytelnionej poczty.
6. Wynik automatycznej oceny terminu zwrotu może korzystać z daty doręczenia udostępnionej przez przewoźnika; w razie braku wiarygodnych danych termin podlega weryfikacji przez obsługę.
7. Numer zgłoszenia i e-mail służą do ochrony dostępu do statusu. Nie udostępniaj numeru osobom trzecim.

§ 7. Płatności, faktury i dostawa

1. Przy płatności online przekazujemy operatorowi dane potrzebne do identyfikacji transakcji, takie jak kwota, numer Zamówienia, e-mail i dane płatnika w zakresie wymaganym przez operatora.
2. Tpay jest odrębnym administratorem danych w zakresie realizacji usługi płatniczej i stosuje własną politykę prywatności.
3. Przewoźnik otrzymuje dane odbiorcy, adres, telefon, e-mail, informacje o paczce i wybranym punkcie odbioru. Może przetwarzać je jako odrębny administrator dla wykonania przewozu i swoich obowiązków prawnych.
4. Dane fakturowe przekazujemy dostawcy systemu księgowego i biuru rachunkowemu w zakresie potrzebnym do wystawienia, księgowania i archiwizacji dokumentu.

§ 8. Dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym

1. Podstawowa obsługa Sklepu, Zamówień i zgłoszeń jest organizowana z wykorzystaniem dostawców działających w Polsce lub EOG, jednak niektóre narzędzia globalne mogą powodować dostęp lub transfer do państw trzecich.
2. Dotyczy to w szczególności usług Google lub innych narzędzi analitycznych, reklamowych, bezpieczeństwa, chmury albo wsparcia – jeżeli są aktywne.
3. Transfer odbywa się na podstawie mechanizmu dozwolonego przez RODO, np. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych lub innego właściwego zabezpieczenia.
4. Informacje o konkretnym narzędziu są dostępne w panelu cookies i dokumentacji dostawcy. Możesz też napisać na admin@ekos.pl.

§ 9. Cookies i panel zgód

1. Sklep wykorzystuje cookies i podobne technologie potrzebne do koszyka, sesji, logowania, bezpieczeństwa, płatności i zapisania wyborów.
2. Cookies ściśle niezbędne są stosowane bez zgody w zakresie potrzebnym do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika, zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej.
3. Cookies analityczne, funkcjonalne niewymagane i marketingowe powinny być uruchamiane dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody.
4. Użytkownik może odrzucić opcjonalne cookies albo później zmienić decyzję w panelu ustawień cookies. Odrzucenie opcjonalnych cookies nie powinno blokować podstawowego zakupu.
5. Przeglądarka pozwala usuwać lub blokować cookies, lecz blokada niezbędnych może zakłócić koszyk, Konto, płatność lub formularze.
6. Szczegółowy wykaz nazw, dostawców, celów i okresów powinien być prezentowany w panelu zgód lub aktualnej polityce cookies.

§ 10. Google Analytics, Google Tag Manager i statystyka

1. Po wyrażeniu zgody Sklep może korzystać z Google Analytics 4 do tworzenia statystyk odwiedzin, źródeł ruchu, urządzeń, przeglądanych treści i zdarzeń zakupowych.
2. Narzędzie może używać identyfikatorów online i cookies. Dane pomagają wykrywać błędy, oceniać skuteczność treści i poprawiać Sklep.
3. Google Tag Manager może służyć do technicznego zarządzania skryptami. Skrypty wymagające zgody powinny być uruchamiane dopiero po zapisaniu odpowiedniej decyzji.
4. Zgodę analityczną lub marketingową można wycofać w ustawieniach cookies.
5. Jeżeli używamy funkcji reklamowych Google lub innych platform, ich działanie i zakres danych są prezentowane w panelu zgód.

§ 11. Newsletter i marketing

1. Newsletter wysyłamy po dobrowolnym zapisie i udzieleniu zgody wymaganej przez RODO i Prawo komunikacji elektronicznej. Zgoda nie jest warunkiem zakupu.
2. Dla rozliczalności możemy zachować treść, datę, źródło i techniczne potwierdzenie zgody.
3. Rezygnacja jest możliwa przez link w wiadomości lub kontakt. Po rezygnacji możemy zachować adres na liście blokującej, aby respektować sprzeciw.
4. Wiadomości o Zamówieniu, dostawie, płatności, zwrocie, reklamacji, bezpieczeństwie produktu lub wymaganej aktualizacji są wiadomościami transakcyjnymi, a nie newsletterem.
5. Wobec marketingu bezpośredniego można wnieść sprzeciw w każdej chwili.

§ 12. Projekty, zdjęcia i dane nieruchomości

1. Projekt systemu nawadniania może wymagać planu, wymiarów, zdjęć, adresu inwestycji i informacji o instalacji, źródle wody, pompie lub sterowaniu.
2. Materiały wykorzystujemy do przygotowania oferty, Projektu, listy materiałowej, korekt, konsultacji i obsługi reklamacyjnej.
3. Dostęp otrzymują wyłącznie osoby potrzebujące danych do realizacji. Podwykonawcy otrzymują niezbędny zakres.
4. Planów i zdjęć nieruchomości nie publikujemy w celach marketingowych bez odrębnej podstawy, np. zgody albo skutecznej anonimizacji.
5. Po zakończeniu celu ograniczamy lub usuwamy materiały, chyba że dalsze przechowywanie jest potrzebne dla wsparcia, obowiązku prawnego lub roszczeń.

§ 13. Zwroty, reklamacje, serwis i załączniki

1. W formularzu zwrotu przetwarzamy dane potrzebne do identyfikacji umowy, wyboru Towaru, oceny terminu, rozliczenia kosztów i zwrotu płatności.
2. W formularzu reklamacji przetwarzamy opis problemu, podstawę i żądanie, datę zauważenia, numer seryjny, zdjęcia i dokumenty potrzebne do diagnozy.
3. Załączniki są przechowywane w zabezpieczonym katalogu aplikacji i mogą być udostępniane pracownikom, producentowi, dystrybutorowi lub serwisowi wyłącznie w zakresie potrzebnym do sprawy.
4. Jeżeli zgłoszenie dotyczy gwarancji producenta, producent lub serwis może być odrębnym administratorem danych i przekazać własną informację o przetwarzaniu.
5. Dane rachunku bankowego wykorzystujemy wyłącznie do wykonania należnego zwrotu i rozliczenia sprawy.
6. Klient i sklep otrzymują e-maile zawierające numer zgłoszenia, podsumowanie i informacje organizacyjne. Dane te są częścią historii sprawy.

§ 14. Opinie i potwierdzenie zakupu

1. Jeżeli Sklep oznacza opinię jako pochodzącą ze zweryfikowanego zakupu, może porównać e-mail, Konto, numer Zamówienia lub inny identyfikator z historią zakupów.
2. Publicznie nie pokazujemy pełnego e-maila, numeru Zamówienia ani adresu dostawy. Wyświetlamy nazwę lub pseudonim i informację o sposobie weryfikacji.
3. Dane techniczne mogą służyć zapobieganiu spamowi, wielokrotnym opiniom i manipulacji.
4. Autor może poprosić o usunięcie lub anonimizację. Ograniczony zapis może zostać zachowany dla moderacji, zgodności lub obrony roszczeń.

§ 15. Profilowanie i decyzje automatyczne

1. Nie podejmujemy wobec użytkownika decyzji wywołującej skutki prawne lub podobnie istotnie wpływającej wyłącznie automatycznie, chyba że odrębnie poinformujemy i spełnimy wymagania RODO.
2. Po zgodzie narzędzia analityczne lub reklamowe mogą tworzyć segmenty zainteresowań na podstawie aktywności.
3. Takie profilowanie nie decyduje samo o prawie do zakupu, indywidualnej cenie ani prawach reklamacyjnych i może zostać wyłączone przez ustawienia zgód.
4. Automatyczne wskazanie, czy Zamówienie mieści się w standardowym terminie zwrotu, ma charakter pomocniczy i może być zweryfikowane przez obsługę.

§ 16. Bezpieczeństwo danych

1. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności szyfrowane połączenia HTTPS, kontrolę uprawnień, uwierzytelnioną pocztę, kopie zapasowe i aktualizacje.
2. Dostęp do danych otrzymują osoby, które potrzebują go do obowiązków.
3. Żaden system nie gwarantuje całkowitego braku ryzyka. W razie naruszenia podejmujemy działania wymagane RODO, w tym zawiadomienie UODO i osób, gdy są spełnione przesłanki.
4. Klient powinien chronić hasło, numer zgłoszenia i urządzenie oraz nie przesyłać w formularzach zbędnych danych.

§ 17. Twoje prawa

W zakresie przewidzianym w RODO masz prawo do:

1. dostępu do danych i otrzymania kopii;
2. sprostowania lub uzupełnienia;
3. usunięcia danych;
4. ograniczenia przetwarzania;
5. przenoszenia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy;
6. sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;
7. bezwarunkowego sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
8. cofnięcia zgody bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania;
9. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Nie każde prawo ma charakter bezwzględny. Na przykład nie usuniemy danych, które musimy zachować dla podatków, reklamacji lub roszczeń.

§ 18. Jak złożyć żądanie

1. Napisz na admin@ekos.pl lub na adres Administratora. Opisz żądanie i dane pozwalające odnaleźć informacje.
2. Możemy poprosić o dodatkową weryfikację tożsamości, aby nie ujawnić danych osobie nieuprawnionej. Nie prosimy o hasło do Konta.
3. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Przy skomplikowanym lub licznym żądaniu termin może zostać przedłużony zgodnie z RODO, o czym poinformujemy.
4. Skargę można złożyć do Prezesa UODO. Dane kontaktowe i aktualne sposoby składania skarg znajdują się na stronie Urzędu.

§ 19. Zmiany Polityki

1. Polityka może zostać zaktualizowana z powodu zmian prawa, dostawców, funkcjonalności, zabezpieczeń lub sposobu przetwarzania.
2. Aktualna wersja jest publikowana w Sklepie z datą aktualizacji. Istotne zmiany mogą zostać dodatkowo zakomunikowane.
3. Zmiana Polityki nie zmienia podstawy prawnej danych już zebranych ani nie legalizuje celu wymagającego nowej zgody.
4. Niniejsza wersja obowiązuje od dnia publikacji w Sklepie.